Reservations

Gerer les reservations au quotidien

Comment accepter, reporter, annuler ou marquer un no-show. Toutes les actions essentielles pour gerer le flux de rendez-vous de votre salon depuis le dashboard AHOUFE Pro.

Lecture 5 min

Le cycle de vie d'une reservation

Chaque reservation passe par plusieurs statuts dans AHOUFE Pro. Cela permet de tracer precisement chaque rendez-vous et d'avoir une vision claire de votre activite a tout moment. Voici les huit statuts possibles, du debut a la fin :

  • PENDING : la cliente a reserve mais le creneau n'est pas encore confirme
  • CONFIRMED : la reservation est validee et inscrite dans votre agenda
  • PENDING_PAYMENT : en attente de paiement (creneau bloque 15 min en France)
  • IN_PROGRESS : la prestation est en cours actuellement
  • COMPLETED : la prestation est terminee, points de fidelite crediter
  • CANCELLED_BY_CLIENT : la cliente a annule (selon delai et politique)
  • CANCELLED_BY_SALON : vous avez annule pour raison interne
  • NO_SHOW : la cliente n'est pas venue sans prevenir

Recevoir une nouvelle reservation

Des qu'une cliente reserve dans votre salon, vous recevez immediatement une notification (push + son) sur le dashboard et, selon vos preferences, un SMS ou un email. La reservation apparait en haut de votre liste Rendez-vous avec le statut PENDING.

Verifier les details

Ouvrez la fiche de la reservation. Vous voyez : le prenom de la cliente, le service demande, la coiffeuse choisie, la date et l'heure, le prix annonce, et l'historique de la cliente chez vous (nombre de visites passees, fiabilite).

Confirmer ou demander un changement

La plupart du temps, vous avez juste a confirmer en un clic — la cliente recoit instantanement un SMS de confirmation. Si la coiffeuse choisie n'est finalement pas dispo, vous pouvez proposer une alternative (autre coiffeuse, autre creneau) et la cliente recoit la proposition par push.

Reporter une reservation

Si vous devez reporter un rendez-vous (probleme technique, salon ferme exceptionnellement, coiffeuse malade), AHOUFE Pro vous facilite la tache. Le report est preferable a l'annulation pour preserver la satisfaction client.

Ouvrir l'agenda

Allez dans l'onglet Agenda et trouvez la reservation a reporter. Vous pouvez aussi passer par Rendez-vous et cliquer sur la fiche.

Drag-and-drop ou edition manuelle

Le plus rapide : faites glisser la reservation vers le nouveau creneau dans le calendrier (drag-and-drop). Pour un report a une autre date, ouvrez la fiche et cliquez sur Reporter. Choisissez la nouvelle date et la nouvelle heure dans le calendrier interactif.

Notification automatique

La cliente recoit immediatement un SMS l'informant du changement avec le nouveau creneau. Elle peut accepter ou refuser le nouveau creneau. Si elle refuse, la reservation est annulee sans frais.

Annuler une reservation

L'annulation depuis votre cote ne devrait etre qu'un dernier recours. Si vous devez vraiment annuler, expliquez la raison dans le commentaire — la cliente sera plus comprehensive et reviendra plus volontiers.

  • Ouvrez la fiche de la reservation
  • Cliquez sur Annuler en bas de la fiche
  • Selectionnez une raison (urgence, indisponibilite, autre)
  • Ajoutez un message personnalise (recommande)
  • La cliente recoit immediatement le SMS d'annulation
  • En France, le remboursement Stripe est declenche automatiquement

Marquer un no-show

Un no-show, c'est quand une cliente ne se presente pas et n'a pas annule. C'est tres important de le marquer dans AHOUFE Pro pour deux raisons : suivre la fiabilite des clientes et permettre a notre algorithme de proteger les meilleurs salons des comportements abusifs.

Attendre 15 minutes apres l'heure prevue

Pour eviter les erreurs (cliente en retard mais qui arrive), attendez au moins 15 minutes apres l'heure du rendez-vous avant de marquer le no-show.

Marquer comme NO_SHOW

Ouvrez la fiche de la reservation. Cliquez sur Marquer no-show. Confirmez l'action. Le statut passe immediatement et le compteur de no-shows de la cliente est incremente.

Politique de fiabilite

Apres trois no-shows non justifies dans differents salons, AHOUFE notifie la cliente et peut limiter ses futures reservations. C'est une protection collective : marquer correctement les no-shows aide toute la communaute des salons a maintenir un service fiable.

Marquer une prestation comme terminee

A la fin d'une prestation, il est essentiel de la marquer comme COMPLETED. C'est ce qui declenche le credit de points de fidelite, l'envoi de la demande d'avis a la cliente, et la mise a jour de vos statistiques pour l'IA AhoufeSight.

  • Ouvrez la fiche de la reservation en cours
  • Cliquez sur Terminer la prestation
  • Confirmez le montant final encaisse (peut differer de l'estimation)
  • Les points de fidelite sont automatiquement creditees
  • Une demande d'avis est envoyee a la cliente 2h plus tard